Comunicarea ineficienta dauneaza profitului

Aflati cum sa gestionati soferii mai simplu

1. „Comunicarea lucreaza in folosul celor care lucreaza la ea” - John Powell

Care este acel lucru care ne deosebeste ca specie fata de toate celelalte vietati de pe planeta?

Unul dintre raspunsuri este comunicarea. Faptul ca putem transmite idei complexe intre noi a generat un avantaj competitiv care progresiv ne-a permis sa fim specia cu cel mai mare impact de pe planeta. 

Ganditi-va la ce inseamna pentru noi sa avem comunicarea de partea noastra! Folosind doar limba romana suntem capabili sa transmitem intre noi 80 de mii de idei reprezentate prin cuvinte.

Asadar, la ce ne-a ajutat comunicarea pana acum si la ce ne poate ajuta de acum inainte?

Raspunsul este legat de coordonare - in trecut, cand traiul nostru era mult mai dificil, comunicarea ne-a ajutat sa ne coordonam pentru a supravietui.

Comunicarea ne-a ajutat sa transmitem ideile noastre mai departe atunci cand am facut o descoperire; iar generatiile urmatoare au putut aplica aceste idei pentru solutionarea mai usoara a problemelor.

Acest aspect este cu atat mai important in zilele noastre, in special in mediul de afaceri. 

Asadar, daca apar erori in sistemul de comunicare din cadrul companiei dumneavoastra, de exemplu; atunci ele se vor extinde cu siguranta pana cand toate celelalte sisteme vor avea de suferit.

Dar ce reprezinta sistemul de comunicare?

Ca sa raspundem la aceasta intrebare, trebuie mai intai sa intelegem ce este comunicarea; iar cea mai usoara definitie a comunicarii este:

Transmiterea unui mesaj generat de o persoana catre alta persoana, printr-un anumit mediu. De exemplu cum eu trimit mesajele din acest articol catre dumneavoastra folosind textul pe care il cititi acum.

In general, in cadrul companiilor, sistemul de comunicare reprezinta regulile care dicteaza ce mesaje trebuie sa ajunga la o anumita persoana si ce trebuie el sau ea sa faca mai departe pentru buna functionare a proceselor de munca.

Daca ati ajuns pana aici, probabil ca va intrebati ce legatura are tot ce ati citit cu profitul companiei dumneavoastra?

Legatura apare atunci cand activitatile care genereaza profit depind de comunicarea cu soferii care se deplaseaza la locatia clientilor pentru a presta servicii, pentru a livra bunuri sau pur si simplu pentru o intalnire de afaceri, in care agentii vand produsele sau serviciile dumneavoastra.

Aici, comunicarea are un rol foarte important in mentinerea satisfactiei clientilor.

De ce este asta important?

2. 77% dintre companiile din Romania inca transmit informatii pe hartie.

Acesta indicator nu are deloc o valoare pozitiva; insa ramificatiile care apar drept consecinta utilizarii sistemelor clasice de lucru sunt vaste si afecteaza in principal satisfactia clientilor care aduc venituri in mediul de afaceri.

Nimanui nu ii plac intarzierile, asa ca ce parere ar putea avea un client despre compania dumneavoastra daca produsele nu sunt livrate la timp din cauza ca ruta soferului care trebuia sa faca livrarea nu a fost actualizata suficient de repede?

Daca, de exemplu, cineva apeleaza de urgenta la firma dumneavoastra care si-a construit reputatia ca rezolva in cel mai scurt timp problemele cu instalatiile electrice; insa niciun electrician nu ajunge la acea locatie toata ziua?

Nimeni nu ar putea sa fie multumit de o astfel de situatie. Asta inseamna ca daca vi s-ar intampla asa ceva, cel mai probabil ca veti genera o experienta neplacuta pentru clientul dumneavoastra.

Din studiile realizate pe piata se estimeaza ca un singur client nemultumit va povesti despre experienta sa neplacuta, in cel mai bun caz si altor 9 persoane; iar in cel mai rau caz si altor 15 persoane.

In timp ce, atunci cand are loc o experienta placuta, acelasi client ar povesti despre ea doar altor 4-6 persoane.

Asta inseamna ca este de aproape 3 ori mai probabil ca un client nefericit sa spuna altora despre experienta lui decat un client fericit.

Cum se pot evita astfel de situatii?

3. Comunicarea eficienta in companie.

Ca sa ne dam seama de solutiile posibile pentru evitarea problemelor generate de comunicarea ineficienta, trebuie mai intai sa cunoastem ce genereaza acest tip de probleme.

Ce credeti ca ar fi mai rapid de facut atunci cand un client ne suna si ne roaga de urgenta sa prestam un serviciu de reparatie sau de instalare?

Tineti cont ca, pentru a finaliza aceasta actiune trebuie sa:

  1. Aflati care dintre soferii dumneavoastra este mai aproape de clientul respectiv
  2. Stabiliti care dintre ei ar avea suficient timp pentru a raspunde la aceasta solicitare
  3. Il contactati si sa-i transmiteti toate informatiile necesare pentru deplasarea la locatia clientului plus tot ce trebuie sa faca acolo.

Cum vi se pare mai usor sa faceti acest lucru?

Prin metoda clasica ati putea sa incepeti sa cautati prin munti de hartii orarul soferilor dumneavoastra din ziua respectiva si sa comparati manual locatia clientului cu solicitarea urgenta fata de locatia soferilor dumneavoastra.

In orar trebuie sa cercetati si cine ar avea timp de asa ceva.

Pe urma distractia nu se termina aici. Urmatorul pas ar fi sa va sunati fiecare sofer in parte; lucru care va dura suficient de mult timp daca aveti un numar mai mare de soferi in companie.

Cand ii sunati trebuie sa ii intrebati la ce locatie sunt, deoarece exista posibilitatea ca unii dintre ei sa fi terminat o lucrare mai repede si sa nu se mai afle acolo unde v-ati fi asteptat dumneavoastra.

Sau, poate ca o lucrare a durat mai mult decat s-a estimat de prima data si lucratorii tot nu s-ar afla unde credeti dumneavoastra.

In final, dupa multe incercari, reusiti sa gasiti un angajat care poate prelua solicitarea. 

Dupa multi nervi consumati, ati ajuns la partea cea mai usoara din tot procesul: puteti sa ii transmiteti telefonic toate informatiile necesare privind noua solicitare. 

Peripetia insa nu s-a terminat, acum angajatul dumneavoastra trebuie sa caute adresa si sa gaseasca cea mai rapida ruta catre client.

Cu siguranta ca exista un mod mult mai usor sau cel putin mai simplu de a face toate lucrurile acestea.

Din fericire, mediul online care s-a dezvoltat in ultimele decenii ne permite sa comunicam mult mai eficient intre noi.

De asemenea pe piata au aparut inovatii; asa cum este aplicatia Nexus Driver, care simplifica sistemul de comunicare din cadrul companiilor.

De exemplu, folosind Nexus Driver si Nexus GPS Tracking, varianta eficienta de a rezolva situatia de mai sus este sa:

  • Porniti Nexus GPS Tracking si accesati meniul Proximitate. Aici, daca clientul respectiv a mai apelat la serviciile dumneavoastra, atunci veti avea deja locatia sa setata ca un punct de interes.
  • Alegeti adresa clientului si cautati care dintre masinile dumneavoastra se afla mai aproape de client. Dureaza doar cateva secunde pentru a gasi aceasta informatie.
  • Trimiteti un mesaj catre soferul dumneavoastra in care sa includeti informatii despre client; in special adresa si sarcina pe care o are de realizat.
  • Agentul poate vedea mesajul foarte usor pe aplicatia Nexus Driver, poate sa va ceara la fel de usor informatii aditionale daca are nevoie si in final poate sa apese direct pe locatia pe care ati transmis-o, iar telefonul ii va arata pe harta unde trebuie sa ajunga.

Astfel se poate reduce la mai putin de 10 minute un proces care ar fi durat in jur de o ora.

Stiati ca, in Anglia, in perioada revolutiei industriale, mecanizarea brutariilor a intarziat cu cateva decenii deoarece era considerata o investitie care nu isi avea rostul, iar brutarii credeau ca isi vor pierde slujbele?

Consecintele acestui fapt au fost devastatoare din mai multe puncte de vedere:

  1. Brutarii erau supra solicitati iar castigurile pentru munca lor erau foarte mici;
  2. Comerciantii luau decizii din ce in ce mai ineficiente pentru a reduce costurile - cum ar fi alterarea fainii;
  3. Consumatorii nu primeau produse de calitatate datorita conditiilor grele de lucru si datorita alterarilor.

In tot acest timp, companiile care au avut intuitia de a investi in solutii mecanizate s-au trezit peste noapte cu un avantaj competitiv fata de cele care au decis sa continue cu utilizarea metodei clasice.

Sugestia noastra este sa incercati pe cat de mult este posibil sa va folositi de avantajele tehnologice pe care le aveti la dispozitie.

Unul dintre avantajele pe care noi vi le putem oferi este Nexus Driver, aplicatia despre care am vorbit putin mai sus.

Daca vi s-a parut interesant ce v-am povestit, atunci dati click aici ca sa aflati mai multe informatii despre Nexus Driver direct de la agentii nostri.